Offentlig sektor favner bredt, og i en av våre siste oppdrag har vi i Trifid bidratt i et samarbeidsprosjekt som forener ytterkantene. Den uniformerte Tolletaten med sin myndighetsutøvelse, linjer og direktiver søkte en samarbeidspart i akademia. Valget falt på Universitetet i Stavanger, som i likhet med sine institusjonssøstre, setter akademisk frihet høyt og opererer med nødvendig, tilstrekkelig avstand mellom administrasjon og faglig utvikling.
«Lag bachelorutdanning for tollere», lød oppdraget, «og gjør det minst dobbelt så fort som vanlig». Og vi klarte det, - studiet ble det nest mest søkte våren 2021, og det første kullet er godt i gang!
Det er både åpenbare og mindre åpenbare ingredienser som bidro til suksess. Under deler vi noen innsikter fra prosjektet «Ny tollfaglig utdanning» om hva som skal til for å få det til å tikke mellom to store virksomheter med komplekse strukturer og høyst ulike arbeidskulturer.
Planer, prosjektorganisering og arbeidsmetodikk
Gode planer og prosjektorganisering er selvsagt, men vel så viktig er å tilpasse prosjektorganisering i takt med de ulike fasene. I dette prosjektet klarte vi det. Parallelt med dalende strategisk viktighet på beslutningene ble det redusert frekvens på styringsgruppemøter og heller hyppigere avklaringsmøter med prosjekteier og linjeledere.
Etter konsept- og utredningsfase, ble det rigget en tverrfaglig felles (UiS og Tolletaten) prosjektgruppe. Dette var et must for å sikre at partene sprintet side om side, og klarte å planlegge for hverandres interne prosesser og rutiner. At prosjektlederne var interne, lyttende, åpne og med lang fartstid i henholdsvis Tolletaten og UiS viste seg være svært viktig og riktig for gjennomføring og kommunikasjon med virksomhetene.
Vi tror også tvungne digitale samarbeidsformer grunnet korona hjalp oss være effektive både i møter og workshops. Det var nødvendig når prosjektet til sammen direkte involverte over 150 bidragsytere i arbeidsgrupper og delprosjekter.
Forventningsavklaringer som del av vurderingsprosess
Dersom det å beslutte samarbeidspart for dette prosjektet hadde vært en ordinær anskaffelsesprosess, så hadde dette vært en innovativ anskaffelse. Dialogen med aktuelle partnere ble spesielt viktig, så godt regisserte innledende workshops og dialogmøter ble avgjørende.
Møtene hadde doble motivasjoner. På den ene siden skulle de gi grunnlag for vurdering av aktuell samarbeidspart, på den andre siden ble møtene fundamentet for et potensielt kommende samarbeid. Med tanke på det kommende samarbeidet var det viktig med en ærlig og åpen kommunikasjon om partenes forventninger.
Det ble satt av god tid til dialog om partenes motivasjoner strategisk, økonomisk og faglig, og ikke minst forventninger til fremtidige gevinster. Fra Tolletatens side ble det sagt at dette ikke anses som et rent oppdrag, men et utviklingssamarbeid. Hva det betyr av muligheter og utfordringer, ble viktig å belyse.
Nedfelte samarbeidsprinsipper og avtaler
I de første ukene av samarbeidet, som i den innledende vurderingsdialogen, ble partenes ulike interesser og verdier ytterligere tematisert. Det ble for eksempel tydelig at grad av tollorientering i studiet kunne bli et tilbakevennende og tidkrevende tema. Tolletaten ønsket selvsagt så «gryteklare» kandidater som mulig, mens UiS som en akademisk institusjon skal utøve forskningsbasert undervisning og ikke minst ansette vitenskapelige personell uten innsikt i toll-domenet.
Et viktig grep var å ta seg tid til å diskutere hva helt konkret som er forventet i henhold til «tollorienteringen» og skrive ned og forankre samarbeidsprinsippene i begge organisasjonene. Disse prinsippene ble i neste omgang tatt med som grunnpilarer i både intensjons-, etablerings- og den endelige samarbeidsavtalen og i arbeidet med studieplanen og læringsutbyttebeskrivelsene.
Det finnes ingen liknende prosjekter i Norge å lene seg til.
Det har ingen gjort før, la oss prøve!
Foruten gitte rutiner ved Universitetet i Stavanger for oppretting av studier, så var og er utviklingssamarbeidet en innovasjon i norsk høyere utdanning. Vel og merke så har vi en Politihøyskole og det finnes eksempler på undervisningsoppdrag fra statlige virksomheter på enkeltemner, men aldri har det vært utviklet en hel bachelorgrad for en profesjon finansiert utenfor Kunnskapsdepartementets rammer og med en forventing av yrkesorientering gjennom hele studiet, ikke bare i praksisdelen.
Siden det var nybrottsarbeid ble det viktig at UiS og Tolletaten våget å stille de ubehagelige spørsmålene, teste ut ideer, hypoteser og antakelser uten redsel for å «dumme seg ut». Vi måtte være åpne og ærlige med hverandre og kunne stole på at det ikke var noen skjulte hensikter verken strategisk, faglig eller økonomisk. Og dette på alle nivåer i samarbeidet. Fra topp til bunn.
Det ble viktig å etablere psykologisk trygghet mellom partene. I tidligere blogginnlegg står det at «psykologisk trygghet kjennetegnes ved et arbeidsklima der mennesker er komfortable med å være seg selv. Mer konkret opplever mennesker psykologisk trygghet på jobb når de kan dele bekymringer, fremme ideer, ytre meninger, stille spørsmål eller ta opp feil, uten frykt for å bli ydmyket eller beskyldt for noe.»
Det som er avgjørende for gode resultater er teamenes kulturelle normer, som videre førte til psykologisk trygghet. Dette var selve grunnmuren for at resten av faktorene for prosjektgrupper og arbeidsgrupper kunne være tilstede, slik som gjennomføringsevne, struktur og klarhet, betydning i arbeidet, og evne til påvirkning. Det gode samarbeidsklimaet, ståpåviljen, positiviteten og ønsket om å få til noe bra ble avgjørende for at vi klarte å levere på tid.
I gode hender
Grunnlaget er nå lagt, og linja er om bord med samme forståelse og utviklingsånd som vi hadde i prosjektet. Prosjektet brukte mye tid på å videreføre forståelse for samarbeidsprinsippene og viktigheten av vedvarende utviklingsfokus. Kontinuerlig evaluering fremover både via UiS’ kvalitetssystem og i Tolletaten blir viktig for å gjøre nødvendige justeringer, som naturlig vil komme.
Vi i Trifid er veldig stolte over ha fått være med på dette viktige prosjektet og ikke minst bli kjent med Tolletatens vidtfavnende samfunnsoppdrag. I februar skal det første kullet med feiende flotte tollerstudenter ut i første praksis. Faglig ansvarlig for praksisemnet er ansatt på UiS, mens alle veilederne er fra Tolletaten. Dette er ett av mange synlige resultater av samarbeidet mellom den uniformerte etaten og akademia.
