I arbeid med IT-anskaffelser og kontrakter er målet å treffe både kundens behov og markedet best mulig. Her er mine praktiske tips basert på mange års erfaring som IT-jurist og anskaffelsesfaglig rådgiver i offentlig sektor, både i prosjekt og forvaltning.
1. Tenk langsiktig
Til å begynne med ligger fokuset ofte på å dekke behov som ligger nærmest anskaffelsen av selve IT-løsningen. Men når løsningen og leverandøren er valgt, og kontrakten er tildelt, skal en leve med valget, potensielt i mange år. IT-løsningen skal både driftes, vedlikeholdes og videreutvikles i en proporsjonalt sett mye lengre periode enn prosjektperioden. Derfor er det viktig å tenke langsiktig, med blikk på fremtidige behov, for å kunne ta høyde for disse i anskaffelsen og for å sikre at kontrakten møter kundens behov også i fremtiden.
2. Avgjør i forkant om løsningen skal kjøpes eller leveres som en tjeneste som driftes i skyen
Skal behovet dekkes av en IT-løsning som driftes i et lokalt datasenter eller gjennom en skytjeneste? Spørsmålet kan ofte forklares ved å sammenligne valget mellom å kjøpe eller lease en bil. Valget har vesentlige konsekvenser for blant annet kontraktsvalg, endringsmuligheter og ansvars- og risikobildet.
Det kan koste mindre med skytjenester. En SaaS-skyløsning er dynamisk, data er i skyen og løsningen styres ikke lokalt. Det innebærer blant annet at en må ta aktivt stilling til temaer som prosessering og kryperting av data, leveransekjeder samt leverandørstyrte oppdateringer. Derfor er det viktig å spørre seg hva som forventes av endringer over tid. Har man behov for å i stor grad styre endringene selv, eller kan det aksepteres at disse er leverandørstyrte? Sistnevnte er i større grad tilfellet ved offentlige skytjenester.
Husk også på hvilke behov kundens organisasjon kan få i fremtiden, for eksempel med blikk på skalerbarhet. De langsiktige behovene bør ivaretas ved bruk av opsjoner.
3. Avklar ansvarsfordeling
Et sentralt tema bør også være hvilken ansvarsfordeling mellom kunde og leverandør kunden er komfortabel med å akseptere. Det er sentralt å avklare om kundens organisasjon er rustet for å etterleve valget de tar, hva som konkret forventes av leverandøren, og hva som forventes av kundens egne ressurser.
IT-løsningen skal både driftes, vedlikeholdes og videreutvikles i en proporsjonalt sett mye lengre periode enn prosjektperioden.
4. Definer virksomhetens handlingsrom
I driftsfasen vil det være viktig at kontrakten gir virksomheten nok handlingsrom. Handlingsrommet må defineres og anskaffes i kontrakten, og er særlig viktig i forhold til tilgang til bistand fra leverandøren, mulighet for videreutvikling, utvidelse av lisenser, med mer.
5. Gjør en grundig behovsanalyse og realitetsvurdering
Å gjøre en grundig behovsanalyse og realitetsvurdering øker sannsynligheten for at anskaffelsen og prosjektet blir en suksess. Da øker også kundens tilfredshet med valgene som er tatt og verktøyene som er tilgjengelige. Man vil ha et mye bedre utgangspunkt for å kunne avstemme behov og ønsket tilnærming i etterkant med markedet, som igjen kan resultere i målrettede grep i konkurransegrunnlaget.
6. Sats på et kompetent tverrfaglig team
IT-anskaffelser- og kontrakter, i hvert fall av en viss kompleksitet, er spesialistmat og lagarbeid. Basert på min erfaring lønner det seg å investere i eksperter så tidlig i prosessen som mulig. De alternative kostnadene er ofte høye. Det kan lett bli veldig dyrt om en ikke treffer med anskaffelsen, noe som i verste fall kan føre til at konkurransen må avlyses og gjennomføres på nytt, at kontrakten heves eller at det må investeres store summer for å komme på rett spor.
Som et team kan vi sørge for at IT-anskaffelser og prosjekter blir vellykket. Med vellykket mener jeg at virksomhetens behov møtes, at prosjektet gjennomføres og leveres slik kontrakten legger opp til, at virksomheten ikke havner i rettssak og at vi ikke må gjøre ting om igjen. En vellykket IT-anskaffelse innebærer også at vi har tenkt på tiden etter prosjektavslutning eller kontraktsetablering, at vi har tatt de rette valgene og at vi har ivaretatt fremtidige behov i kontrakten. På den måten kan kunden leve godt med et produkt eller en tjeneste over lengre tid.
Har du spørsmål eller vil jobbe med IT-anskaffelser?
Har du spørsmål om IT-anskaffelser? Ta gjerne kontakt med meg eller mine dyktige kollegaer innen Sourcing.
Har du lyst til å bli en del av teamet vårt, er du også hjertelig velkommen til å ta kontakt med en av oss på Sourcing!
Send gjerne CV-en din til rekruttering@trifid.no.
