Trifid har i mange år bidratt i store og små prosjekter for politiet. Ett av prosjektene er “Nasjonal implementering av Entry/Exit System” (EES). EES skal registrere informasjon om den reisende, og tidspunkt og sted for inn- og utreise over Schengen-samarbeidets yttergrenser. Dette inkluderer reisedokumentopplysninger og biometriske kjennetegn som ansiktsbilde og fingeravtrykk.
Registreringen gjelder for tredjelandsborgere (innbyggere fra land utenfor Schengen) på korttidsopphold på Schengen-territoriet. Dataene vil bli kontrollert ved senere inn- og utreiser og vil varsle medlemslandene der reisende ikke forlater Schengen-territoriet innen utløpet av lovlig oppholdstid. Registreringen i EES erstatter dagens praksis med manuell stempling i reisedokumenter.
Et tryggere Europa og et tryggere Norge
EES er et av flere systemer som skal bidra til et tryggere Europa og et tryggere Norge. I tillegg til at Norge overholder Schengen-forpliktelsene, skal vi oppnå bedre kvalitet i grense- og territorialkontrollen. Bedre kvalitet gir mulighet for en mer målrettet forebygging og etterforskning av grenseoverskridende kriminalitet og terrorisme. Det vil også resultere i færre personer med ulovlig opphold i Norge.
Et omfattende prosjekt
Idet prosjektet startet planleggingsfasen, iverksatte Norge omfattende smitteverntiltak på grunn av koronapandemien. Jeg hadde akkurat startet som prosjektleder i prosjektet og kjente ingen fra før. Alle var i praksis plassert på hvert sitt hjemmekontor.
Dette er et omfattende og komplekst prosjekt.
- Vi skal utvikle nasjonale IT-løsninger, som skal kommunisere med felles internasjonale IT-løsninger for alle Schengen-landene.
- I samarbeid med politidistriktene og eiere av grenseovergangssteder, som eksempelvis Avinor, må vi gjøre endringer i bygningene ved grenseovergangsstedene for å kunne plassere nye kameraløsninger. Disse kameraløsningene skal anskaffes, leveres til alle steder fra Kristiansand i sør til Storskog grensestasjon mot Russland i nord for montering og integrering med IT-løsningene.
- Alle som jobber med grensekontroll og personkontroll skal få opplæring i bruk av de nye IT-løsningene, og nye måter å arbeide på. Alt skal gjennomføres i henhold til nye lover og forskrifter som er tatt fram i samarbeid med Justisdepartementet (JD).
- Prosjektet har i lang tid vært det største enkeltprosjektet i programmet “EU Informasjonssystemer”, med opp mot 60 medarbeidere i det sentrale prosjektet i tillegg til alle vi samarbeider med i politidistriktene, hos Avinor og mange flere.
Utfordrende og usikre tider
Det har vært utfordrende og usikre tider for alle, både i Norge og i de andre Schengen-medlemslandene. Det har også vært utfordrende for EUs sentrale byrå “European Union Agency for the Operational Management of Large-Scale IT Systems” - eu-LISA - som blant annet har ansvaret for å ta fram og drifte den sentrale løsningen som alle medlemslandene skal koble seg opp mot. I tillegg til det åpenbare med å bli kjent med sine prosjektmedarbeidere, som du skal samarbeide med i lang tid, annet enn via Teams, støtte vi også raskt på utfordringer med komponenttilgjengelighet og transport i det globale markedet.
I samarbeid med de som har vunnet kamerakontraktene har vi måttet finne alternative leverandører og løsninger flere ganger. Det hjalp heller ikke at transportskip ikke kom til eller fra havner, eller at kontainere ikke ble lasset eller losset. Når det skal gjøres endringer i bygningsmassen har mange av Norges entreprenører gjort seg avhengig av arbeidsinnvandring. Med mer eller mindre stengte grenser og strenge regler for de som etter hvert fikk lov til å reise, har det vært mange uvante hendelser å håndtere i prosjektet.
EES er et av flere systemer som skal bidra til et tryggere Europa og et tryggere Norge.
Smidige prinsipper ble redningen
EES-prosjektet har hele tiden hatt en sterk føring fra JD om at Norge skal forholde seg til de offisielle planene fra EU, og at Norge ikke skal forsinke EU eller noen av de andre medlemslandene. Da jeg begynte i prosjektet i mars 2020 var offisiell dato for å ta i bruk den nye løsningen i Schengen februar 2022. På tross av at vi tidlig så at dette kom til å bli svært utfordrende, fullførte vi planfasen, og fikk felt ned i Styringsdokumentet en overordnet gjennomføringsstrategi basert på smidige prinsipper i alle deler av prosjektet. Gjennomføringsstrategien har på mange måter blitt redningen når usikkerheter og risikoer har slått til og blitt til hendelser.
Avhengige av et forsinket EU
Like etter at vi formelt gikk over i gjennomføringsfasen i januar 2021, ble det også klart for EU at det ikke ville være mulig å være klare med de nye løsningene til februar 2022. “GoLive” ble offisielt flyttet til mai 2022. Det er mye som skal utvikles sentralt i regi av eu-LISA for å få et slikt internasjonalt samarbeid til å fungere godt. Som reisende skal vi kunne komme inn i Schengen ett sted, for å reise fritt innenfor hele Schengen-territoriet, og så reise ut igjen, lovlig, hvor vi vil. Dette trenger ikke å være i det samme landet vi kom inn.
Grensekontrollen der vi reiser ut må derfor kunne hente informasjon om hvor vi reiste lovlig inn. Det kan ikke være “huller i Schengen-grensen", så alle landene må ta i bruk den nye løsningen samtidig, ved alle lovlige grensepasseringssteder. Det skal utføres mye testing fra alle landene mot felles sentral løsning, og til slutt ende-til-ende mellom de nasjonale løsningene til ulike Schengen-land.
Andre land jobber ikke nødvendigvis smidig
Ikke alle land arbeider smidig, og når sant skal sies kommer det til å ta veldig lang tid før EU arbeider smidig. For å kunne teste er alle medlemslandene avhengig av at eu-LISA har levert dokumentasjon, IT-infrastruktur og etter hvert fungerende IT-løsninger til alle landene. Etter hvert som 2021 gikk, og EU ved gjentatte anledninger ikke leverte, måtte vi håndtere en hverdag der EU satte nye datoer for sine leveranser til oss, samtidig som offisiell dato for “GoLive” ble stående.
Stadige forsinkelser
Schengen-landene fikk stadig kortere tid til å gjøre sin del av totaljobben. Til slutt ble det igjen klart at GoLive i mai 2022 ikke ville være mulig, og EU flyttet GoLive til september 2022. Da vi kom tilbake på jobb etter en herlig sommerferie, ble det relativt raskt klart at forutsetningene for september ikke holdt, og EU flyttet GoLive til november. For å gjøre en lang historie litt kortere – GoLive ble flyttet til mai 2023, men eu-LISA har fortsatt ikke levert. Må datoen flyttes igjen?
Ukraina-krigen påvirker oss alle
Ikke nok med en pandemi som på ulikt vis har påvirket oss alle, så angrep Russland våren 2022 Ukraina. Flyktningestrømmen i Europa er større enn den har vært siden 2. verdenskrig, grenseoverskridende kriminalitet og terror fryktes av alle. Elektronisk krigføring er en reell trussel. IT-løsninger, IT-sikring og arbeid med å etablere mottakssentre for flyktninger prioriteres helt riktig før EES-prosjektet. I prosjektet mistet vi utviklere, ukrainske langtransportsjåfører dro hjem for å kjempe for sitt land, medarbeidere som skulle montere kameraløsninger etablerte mottakssentre for flyktninger og indre grensekontroll er skjerpet. Tilsvarende skjer i hele Europa.
Hvordan får vi prosjekter til å fungere i usikre tider?
Usikre tider og stadig endrede forutsetninger har blitt den helt normale prosjekthverdagen, både i politiet og i EES-prosjektet. Hvordan bidrar vi fra Trifid til å få dette til å fungere på gode måter?
- Selvfølgelig har politiet gode prosesser og verktøy. Men disse ble ikke laget med tanke på den usikre hverdagen vi nå lever med. Så mye viktigere er menneskene som jobber i prosjektet, med prosjektet, og samspill mellom disse.
- Selvfølgelig dokumenterer og arkiverer vi. Men det viktigste er løsninger som fungerer, enten dette er IT-løsninger, kameraløsninger, arbeidsrutiner eller den fysiske arbeidsplassen.
- Selvfølgelig har vi forhandlet kontrakter, for eksempel med kameraleverandører. Men når verden endrer seg dramatisk på en måte ingen kunne forutse, så er det daglige samarbeidet mellom kunde og leverandør viktigere enn selve kontrakten.
- Selvfølgelig har vi en plan. Men når “ingenting” går som planlagt er det mye viktigere å reagere på endringer, og finne gode mulige løsninger fremfor å følge en plan.
Ledelse i usikre tider der forutsetningene hele tiden endrer seg: det har vi blitt særdeles dyktige til! Og: det vi har direkte kontroll på i Norge har til nå gått veldig bra.
