Om kunden
Utdanningsetaten i Oslo (UDE) er Oslo kommunes etat for forvaltning av skoler og utdanning i Oslo. Etaten er Norges største kommunale etat med 15 000 årsverk og forvaltningsansvar for blant annet om lag 160 grunnskoler og 25 videregående skoler, fag- og yrkesopplæring og spesialundervisning. Ca 100 000 elever går på skolen i Oslo.
IKT-avdelingen har tre ledere og en virksomhetsarkitekt i ledergruppen. De er 30 ansatte og har store driftskontrakter med eksterne teknologileverandører for blant annet Skoleplattform Oslo.
Oppdraget
Utdanningsetaten hadde vært gjennom en omstrukturering og hadde over tid hatt for få ledere. Situasjonen ble akutt da en seksjonsleder og konstituert IKT-direktør sluttet. For å unngå lang periode uten ledelse og med tilhørende tap av effektivitet og negativ påvirkning på IKT-avdelingen, var det behov for en interim leder for både IKT-direktørjobben og seksjonsleder utvikling.
Interim IKT-direktør skulle gjennomføre rekruttering og onboarding av ny ledelse, samt sikre ordinær drift av avdelingen og følge opp leverandørkontrakter, prosjekter og utviklingsaktiviteter. For å sikre den nye ledergruppen en god start, skulle konsulenten også støtte dem i arbeidet med å utvikle et effektivt lederteam, og å være en avlastning fremover gjennom å være prosessleder for strategi- og planarbeid og å lede flere endringer knyttet til arbeidsprosesser og samhandling.
Verdi for kunden
Trifids konsulent fungerte i 9 måneder som interim IKT-direktør og Seksjonsleder Utvikling. De seks første månedene hadde hun begge rollene. Hun inngikk i divisjonsledergruppen og deltok i aktiviteter for strategisk utvikling og styring på etatsnivå, divisjonsnivå og avdelingsnivå. Hun var også en del av etatens porteføljestyre, beredskapsråd, satt i flere styringsgrupper og var prosjekteier for store digitaliserings- og anskaffelsesprosjekter.
Avdelingens medarbeidere ønsket at IKT-direktøren bidro til fokus på utvikling av interne arbeidsprosesser og jobbet med samarbeid, trivsel og kultur på tvers mellom IKT-drift og IKT-utvikling. Resultatet ble nye fora og prosesser for økt samhandling, og mer faglig og sosial kontakt. Bedre arbeidsprosesser førte til mindre frustrasjon og raskere avklaringer.
Det var viktig for Utdanningsetaten og IKT-avdelingen at nye ledere fikk et godt mottak og effektiv kunnskapsoverføring. Trifids konsulent utviklet en mottaks- og onboardingsplan og et miniprogram for ledergruppeutvikling. Ledergruppen ble raskt kjent med hverandre og sin samlede kapasitet og utviklingsområder. De ble trygge på hverandre og samlet i ledelsen av IKT-avdelingen.
I etterkant av interimleder-rollen var Trifids konsulent også prosessleder for flere lederstyrte prosesser og endringer. Å kunne avlaste ledergruppen i dette arbeidet innledningsvis bidro til at lederne kom raskt opp i fart, blant annet gjennom gode prosesser for målstyring og planarbeid.
I tillegg har Trifid jobbet med analyse og utarbeiding av beslutningsunderlag for mulige store endringer i rammefaktorene for IKT-avdelingen, og vært en sparringspart for strategiske, taktiske og operative valg knyttet til ulike moderniseringsinititativ.
Utdanningsetaten har fått solid støtte av Trifids konsulenter i interrimledelse, prosjektedelse og lederstøtte i IKT-arbeidet i Osloskolen. Trifids konsulenter er trygge i rollene, gode og tydelige samarbeids- og sparringspartnere og bidrar til driv og retning i forvaltnings- utviklings- og prosjektarbeid.
