Hvorfor er det så vanskelig å bli datadrevet?

«Vi skal bli mer datadrevne!» Hvor mange ganger har du ikke hørt den setningen? I strategidokumenter, på allmøter, kanskje til og med i lunsjen med kollegaer. Ambisjonene i Kommune-Norge er skyhøye – beslutninger skal tas basert på data, ikke magefølelse. Data er det nye gullet, får vi høre. Så hvorfor føles det likevel som om vi står fast i gjørma når vi prøver å bli en datadrevet organisasjon?

Ambisjoner møter virkeligheten

På papiret ser alt flott ut. Planer legges, budsjetter settes av, og man drømmer om kunstig intelligens og avanserte dashbord som skal revolusjonere tjenestene. Men når ambisjonene møter virkeligheten, treffer de ofte et landskap av gamle IT-systemer, travle medarbeidere og silotenkning. Hverdagen i en kommune er full av andre oppgaver: Søknader skal behandles, telefoner besvares, budsjetter balanseres. Midt oppi dette skal man også «bli datadrevet». Kjenner du deg igjen? Da vet du at de store ordene fra strategiene kan få seg en realitetssjekk når de skal omsettes i praksis.

Et klassisk eksempel: En kommune bestemmer seg for å satse på data for å forbedre en tjeneste, la oss si barnevern eller skole. Prosjektgruppen er entusiastisk og ser for seg å sammenstille data fra en rekke kilder for å finne nye innsikter. Så oppdager de at dataene ligger spredt i ti forskjellige fagsystemer som ikke snakker sammen. Noen data må fiskes ut av gamle Excel-ark på en filserver. Andre må man ringe en kollega for å få tak i. Plutselig går mesteparten av tiden med til å lete etter data, fremfor å analysere dem. Ambisjonene møtte nettopp virkeligheten – og det gikk tregere enn man trodde.

Fragmenterte systemer og data i trafikkork

En av hovedårsakene til at datadrevne ambisjoner stopper opp, er fragmenterte systemer. Data finnes – det er ikke mangel på data i kommunal sektor – men de bor på hver sin isolerte øy. Tenk deg at dataflyten er som trafikken i en by. I den perfekte datadrevne byen henger alle veiene sammen, og trafikken flyter fritt. I våre faktiske kommuner derimot, er «dataveinettet» fullt av blindveier og kø. Hver etat eller avdeling har gjerne sitt eget fagsystem, sin egen database, sin egen lille verden. Resultatet? Dataene våre havner i trafikkork. Informasjon som burde reist kjapt fra A til B, må ta omveier eller stopper helt opp.

For de ansatte betyr dette ofte ekstraarbeid og frustrasjon. Har du noen gang måttet kopiere tall fra ett system til et annet manuelt? Eller kanskje du har sittet og sammenliknet lister fra to ulike systemrapporter for å få et komplett bilde? Da har du kjent på kroppen hva fragmenterte systemer fører til. Ikke bare er det tidkrevende, men risikoen for feil øker når ting gjøres manuelt. I verste fall kan viktige beslutninger bli tatt på feil grunnlag fordi dataene ikke rakk frem i tide eller ble tolket feil underveis. Når veiene ikke henger sammen, kommer man simpelthen ikke dit man vil.

Mangel på kompetanse og ressurser

La oss si at man faktisk får samlet noen data. Hvem skal trekke innsikten ut av dem? Mangel på kompetanse og ressurser er en annen snublestein på veien mot å bli datadrevet. Å jobbe datadrevet krever nye ferdigheter – alt fra dataanalyse og statistikk til forståelse for personvern og datasikkerhet. Slike ferdigheter vokser ikke på trær, og det er tøff konkurranse om folk med denne kompetansen. En liten kommune kan kanskje ikke ansette et eget team med data scientists og dataingeniører. Ofte ender dataarbeidet opp som noe «IT-avdelingen kan fikse».

Men IT-avdelingen har allerede hendene fulle med daglig drift og support. Resultatet blir at datainitiativene enten tar svært lang tid, eller at de aldri helt får luft under vingene. Ressursmangel handler også om penger og tid. Nye analyseverktøy, plattformer for dataintegrasjon, kurs for ansatte – alt dette koster. Og selv om investeringen på sikt kan gi gevinst i form av bedre tjenester og effektivisering, skal pengene finnes på et allerede stramt budsjett.

Tidsaspektet er ikke trivielt det heller: å bli datadrevet er et langsiktig utviklingsløp, men politikere og ledere ønsker ofte resultater innenfor inneværende budsjettår. Da kan man fort ende opp med halvgjorte løsninger eller kortsiktige grep som ikke monner. Det er litt som å prøve å bygge en motorvei med budsjett og bemanning for en gangsti – man kommer et stykke, men ikke helt fram.

Organisatoriske siloer og kultur

Teknologi og kompetanse til side – det finnes også organisatoriske siloer og kulturutfordringer som gjør datadrevet arbeid vanskelig. Offentlig sektor er tradisjonelt sett delt inn i sektorer, etater og avdelinger med klare ansvarsområder. Hver enhet fokuserer på sine oppgaver og mål. Det kan skape siloer der data ikke deles villig. Kanskje tenker man (bevisst eller ubevisst) at «dette er våre data», og er usikker på om andre vil forstå dem rett eller bruke dem mot en. Det kan også handle om at deling ikke er prioritert eller belønnet – man får kanskje kjeft om noe går galt med data, men ingen klapp på skulderen for å dele dem.

Kultur sitter dypt. Å bli datadrevet innebærer ofte en endring i hvordan folk jobber og tar beslutninger. Det kan være uvant for erfarne medarbeidere å stole på tall de får presentert, dersom de i alle år har basert seg på erfaring og intuisjon. En viss skepsis kan oppstå: «Gir dataene hele bildet, da?» eller «Kan vi stole på analysene?». Uten en kultur som fremmer eksperimentering, åpenhet og tverrfaglig samarbeid, vil selv de beste dataverktøyene støve ned.

Organisatoriske siloer kan også bety at ingen tar helhetsansvar. Hver avdeling optimaliserer for seg, men ingen ser på tvers av tjenestene der de store datagevinstene ligger – i overgangene mellom siloene. Det blir litt som at hver bydel i en by planlegger sine veier uten å snakke med nabobydelen; resultatet blir et kaotisk trafikkbilde for hele byen.

Samhandling krever mer enn teknikk

Norge har en nasjonal digitaliseringsstrategi som adresserer disse utfordringene. Én digital offentlig sektor slår fast at innbyggere og næringsliv skal oppleve at det offentlige henger sammen digitalt. For å få til det kreves samhandling og datadeling på tvers av forvaltningsnivå og sektorer. «Deling av data» og samarbeid er mantraet fra toppen. Det høres så enkelt ut i et strategidokument – alle skal dele alt, så løser det seg! Virkeligheten er som vi har sett mer komplisert.

Veien videre – litt av gangen

Så hvorfor er det så vanskelig å bli datadrevet? Det krever at mange brikker faller på plass samtidig: teknologi må fungere, folk må ha kompetanse, organisasjonen må jobbe sammen mot felles mål. Det er en formidabel oppgave som tar tid. Kanskje er det greit å innrømme at dette er vanskelig.

Det finnes ingen quick-fix eller magisk programvare som alene gjør en organisasjon datadrevet over natten. Men det betyr ikke at det er umulig. Løsningen kan være å ta små skritt. Starte med et avgrenset prosjekt, få en liten suksess, lære av den, ta et skritt til. Over tid kan kultur endres og systemlandskap moderniseres, bit for bit.

Dette er første del i en bloggserie. I neste del ser vi på én mulighet for å komme i gang med datadrevet utvikling til tross for begrensede ressurser: Lavkodeutvikling.