Innsidertrusselen og fokuset på det menneskelige aspektet ved sikkerhet har kommet mer frem i lyset, og ivaretas i mye større grad enn tidligere. Det er imidlertid mange fallgruver virksomheter kan havne i gjennom en oppsigelsesperiode. Gode rutiner ved jobbskifte er viktigere enn man tror. Mye kan skje på tiden fra en ansatt har levert inn sin oppsigelse til den går ut døra. Og hva med etter at de har levert inn adgangskort og teknisk utstyr, er innsidertrusselen over da?
Fem tips for å sikre en god offboarding-prosess:
1. Ivareta ansatte gjennom hele ansettelsesforholdet
Det er en kjent sak at misfornøyde ansatte kan utgjøre en innsiderrisiko. Hvis man har lykkes i å oppnå gjensidig tillit mellom ansatt og arbeidsgiver, har man kommet langt i arbeidet med personellsikkerhet. Det vil kunne lede til at ansatte på eget initiativ informerer om utfordringer av økonomisk karakter, straffbare forhold eller andre utfordringer. Sannsynligheten for at eventuell misnøye vil også lettere kunne avdekkes og behandles på en god måte for begge parter dersom ansatte føler seg sett og hørt. Dette vil igjen gjøre virksomheten tryggere på at ansatte ikke har intensjoner om å skade virksomheten eller virksomhetens kunder.
En viktig påminnelse i arbeidet med personellsikkerhet er å bevare den gode relasjonen underveis, men også etter at en person har sagt opp sin stilling. Oppsigelsesperioden varer gjerne i opptil tre måneder, og kan være avgjørende for hvordan personen snakker om virksomheten i etterkant.
Dersom arbeidsplassen jobber for å ivareta en god kultur der ansatte føler seg sett og som en del av noe, vil dette påvirke en ansatts lojalitet til virksomheten positivt også etter avsluttet arbeidsforhold. Hvis vedkommende derimot sitter igjen med en følelse av ha liten eller ingen verdi for virksomheten etter å ha levert inn sin oppsigelse, vil tidligere opparbeidet lojalitet og tilhørighet kunne avta, og i verste fall snus på hodet
2. Avslutte tilganger
Som ansatt i en virksomhet har man tilgang til virksomhetens lokaler og ikt-systemer. Virksomheten bør etablere rutiner for å avslutte tilganger og innlevering av utstyr siste arbeidsdag. I noen tilfeller bør man vurdere om det er behov for å avslutte personens tilganger før endt oppsigelsesperiode. Husk på at tidligere ansatte etter å ha mistet tilganger fremdeles innehar kunnskap og kompetanse fra tiden som ansatt. Respektfull behandling av hver enkelt er med på å redusere risikoen for kompromittering av virksomhetssensitiv informasjon.
3. Etablere gode rutiner og prosesser ved uenighet
I tilfeller hvor det oppstår uenigheter mellom ansatt og arbeidsgiver ved avvikling av arbeidsforhold, kan det være avgjørende å kunne lene seg på etablerte prosesser og rutiner for håndtering av slike situasjoner. For å ha forutsigbarhet og trygghet i behandling av personalsaker, er det nødvendig at det foreligger notoritet og dokumentasjon på hvordan ansatte er ivaretatt. Det er i tillegg med på å forhindre forskjellsbehandling, noe som absolutt vil kunne være en årsak til misnøye i seg selv. Et godt samarbeid med HR vil bidra til effektivitet og kvalitet i prosessene for off-boarding.
4. Sluttsamtale
En sluttsamtale kan gi arbeidsgiver informasjon om hvordan personen har opplevd tiden som ansatt, årsaken til oppsigelsen og legge til rette for en åpen samtale med ærlige tilbakemeldinger om virksomhetens behov for forbedring.
Sluttsamtalen bør også benyttes som en anledning til å snakke om taushetserklæringen man skrev under på første arbeidsdag. Gjelder den kun for tiden man er ansatt i virksomheten eller er det en livslang forpliktelse? Dette er en viktig anledning til å minne vedkommende på at denne også gjelder etter endt arbeidsforhold, og at materialet personen har utarbeidet som en del av sitt arbeid eies av virksomheten.
5. Bevissthet
Virksomheter kan ikke iverksette tiltak for å sikre seg hundre prosent mot misfornøyde nåværende eller tidligere ansatte. Det vil alltid være misfornøyde ansatte man ikke fanger opp hverken underveis i arbeidsforholdet eller gjennom en sluttsamtale. Men en bevisstgjøring rundt dette vil gi motivasjon til å implementere gode prosesser for ivaretakelse av ansatte gjennom hele ansettelsesforholdet, også etter avsluttet arbeidsforhold.
Konklusjonen er at innsidertrusselen i grunn aldri kan sies å være over. Vi har ikke en knapp vi kan trykke på for å få ansatte til å glemme alt den har lært og hørt som ansatt i virksomheten. Tiltakene som er beskrevet her vil imidlertid være et nyttig ledd i å redusere risikoen for innsidervirksomhet fra både nåværende og tidligere ansatte.
Denne artikkelen er publisert i DN.
