Om kunden
Byarkivet er Oslo kommunes utøvende fagorgan innen dokument- og arkivbehandling. De oppbevarer kommunalt arkivmateriale som skal bevares for ettertiden og har ansvaret for at det blir gjort tilgjengelig for ulike grupper av brukere. Byarkivet er felles dokumentsenter for bydelene.
Oppdraget
e har innført WebSak som sak-/arkivsystem, og Oslos 15 bydeler og 9 etater får dokumentsenter-tjenester inkludert WebSak-drift gjennom Byarkivet. Byarkivet ønsket bistand til å identifisere noen prosesser i bydelene og dokumentsenteret som man burde effektivisere, for eksempel gjennom digitalisering og/eller automatisering. De ønsket også bistand til endringsledelse og prosjektledelse i utvikling av noen utvalgte prosesser.
Byarkivet ville i tillegg ha bistand til å utarbeide en veileder for gjennomføring av endringsprosesser på tvers av Oslos bydeler og etater.
For å lykkes med felles dokumenthåndtering på tvers av alle bydelene er det behov for å legge opp til standardiserte løsninger for alle bydelene. Dette utfordres imidlertid av at bydelene har ulike rutiner og organisering av arbeidet. For å få til et godt samarbeid med bydelene, var en sentral del av prosjektet å få frem helheten og nytteverdien av arbeidet. Arbeidet måtte derfor skje i tett dialog med bydelene.
Verdi for kunden
Byarkivet har gjennom oppdraget fått opp et rammeverk for å vurdere og prioritere dokumentasjonsprosesser for digitalisering og automatisering. Gjennom dialog og samarbeid med bydelene opparbeidet en oversikt over dokumentasjonsprosesser som bør effektiviseres, og det er utviklet et felles digitalt skjema for alle bydelene. .
I tillegg fikk Byarkivet gjennom prosjektet til et vellykket samarbeid med Oslos bydeler og etater, og aktørene har eksplisitt uttrykt tilfredshet med metoden (endringsledelse)for gjennomføring av prosjektet. Dette legger et godt grunnlag for videre tverrgående samarbeid om felles dokumentasjonsløsninger.
Byarkivet har fått svært god bistand fra Trifid i vårt arbeid med digitalisering og automatisering av prosesser i bydelene i Oslo kommune. Forståelsen av både oppdrag og rolle har vært akkurat slik vi ønsket oss, og konsulenten er både faglig sterk, grundig, selvstendig, profesjonell og hyggelig å samarbeide med.
