Hvert år kjøper det offentlige varer og tjenester for over 600 milliarder. Det offentlige vil spare millioner på å bruke ressurser som forstår og har kompetanse på dette, uavhengig om disse ressursene er interne eller eksterne, skriver vår styreformann Jan Erik Kulsvehagen i et debattinnlegg i digi.no.
Jeg har jobbet med å følge opp kontrakter og leverandører innenfor IKT-området siden 1990. I sommer kom jeg over «Anskaffelsesundersøkelsen – hovedrapport 2022», som er utgitt av Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ). Denne fikk meg til å tenke tilbake på den reisen jeg har vært gjennom som ansatt og som konsulent i offentlige etater frem til i dag.
La oss slå fast en gang for alle: Det offentlige har uten tvil blitt flinkere og fått mer kompetanse når det gjelder IKT-anskaffelser i løpet av disse årene. Skal vi legge undersøkelsen til grunn, viser den likevel at vi fortsatt har en veldig lang vei å gå. Undersøkelsen til DFØ sammenfaller med mine erfaringer om at oppfølging av kontrakter ikke prioriteres og ikke blir ivaretatt slik de bør.
Er vi tilbake til 90-tallet?
På 90-tallet deltok verken behovseiere eller fagmiljøer i anskaffelsene i særlig grad. Mantraet den gangen var at ledelsesforankring var kritisk. Noen eksempler var Tress 90 og FLID-prosjektet.
Fortsatt bruker leverandører og kunder noen ressurser til å anskaffe avtaler og kontrakter, mens det er helt andre ressurser som må følge opp og forvalte kontraktene. Dette gjelder både hos leverandør og kunde. Hvorfor er det slik? Tiden strekker kanskje ikke til, og de involverte må eller vil jobbe med nye og mer interessante oppgaver.
Samarbeider ikke
I DFØ-rapporten står følgende:
«IKT- og skytjenester er en komplisert innkjøpskategori. I undersøkelsen oppgir flere at de har lite samarbeid med fagmiljøet, og at innkjøpsmiljøet i mindre grad involveres tidlig i anskaffelsesprosessen. Dette kan indikere at det er stor avstand mellom innkjøpsmiljøet og fagmiljøet. Den generelle trenden er at innkjøpsenhetene opplever at de i mindre grad samarbeider om IKT og skyanskaffelser nå enn tidligere.»
Videre sies det at: «[…] vi ser at trenden er negativ. Særlig statlige virksomheter og offentlige foretak og selskaper oppgir at de nå i mindre grad samarbeider med fagmiljøet.» og «Den generelle trenden er at virksomhetene opplever mindre kompetanse internt til å anskaffe skytjenester. [..] Den negative utviklingen var større mellom 2018 og 2020 enn mellom 2020 og 2022. At færre virksomheter opplever å ha tilstrekkelig kompetanse sier ikke nødvendigvis at vi har mindre kompetanse nå enn tidligere, men indikerer at virksomhetene i større grad opplever et gap mellom det opplevde behovet for kompetanse, og den faktiske kompetansen.»
Færre konsulenter
Rapporten viser også at bruken av konsulenter går ned: «Det er få av kommunene/fylkeskommunene og statlige virksomheter som bruker eksterne rådgivere for skyanskaffelser. For offentlig foretak og selskap har det vært en nedgang i andelen som bruker eksterne rådgivere i stor grad. Dette er interessant å se i sammenheng med […] at andelen som oppgir å ha tilstrekkelig kompetanse til å gjøre denne typen anskaffelser går ned.»
Siden forvaltningen er pålagt av regjeringen og Stortinget å redusere konsulentvirksomheten, er det i utgangspunktet positivt. Samtidig må jeg minne forvaltningen om at dere fortsatt har ansvar for å inngå og forvalte kontrakter i henhold til vårt felles beste.
Kjøper vi ting vi ikke har bruk for?
Oppsummert tolker jeg rapporten som at det anskaffes IKT-løsninger uten særlig deltakelse fra verken brukere eller fagmiljø. I tillegg involverer flere offentlige virksomheter IKT-miljøene i mindre grad i anskaffelsene. Da er veien kort til å anta at det offentlige Norge bruker mer og mer ressurser på noe vi ikke har bruk for. Vi er med andre ord tilbake til 80- og 90-tallet, der involvering av brukermiljøene og de operative fagmiljøene var mer unntaket enn regelen. Slik kan vi ikke ha det.
Hvorfor følger vi ikke opp kontraktene?
Undersøkelsen viser at det også benyttes svært lite ressurser til å følge opp kontraktene. Ingen av behovseierne og IKT-miljøene har vært involvert i anskaffelsene og vet derfor ikke hva som skal leveres. Glem overlevering fra de som har gjort anskaffelsene. De jobber nå med den neste anskaffelsen. Ofte opplever jeg at det er viktigere å betale fakturaer fra leverandørene i tide enn å kontrollere at vi har fått varen eller tjenesten som vi har anskaffet og har en kontrakt på.
Hvert år kjøper det offentlige varer og tjenester for over 600 milliarder. Det offentlige vil spare millioner på å bruke ressurser som forstår og har kompetanse på dette, uavhengig om disse ressursene er interne eller eksterne.
Min bønn til ledere i offentlig sektor er:
- Ta ansvar og sørg for å skaffe lønnsmidler til å gjennomføre anskaffelser og forvalte kontraktene slik DFØ veileder dere til å gjøre.
- Slutt å bruk pengene våre på å anskaffe noe dere ikke vet vi trenger.
- Følg opp alle leverandørene dere har avtaler med og sørg for at disse leverer i henhold til avtale!
