Mange spørsmål – mange svar
Hva gjør egentlig en controller? Hvilken «kontroll» er det som utføres? Er det kun en underordnet stilling til en leder i et program eller prosjekt? En som forsøker å rydde opp etter alle andre? En som skal skape struktur i kaoset? Spørsmålene er mange, og Trifid opplever en del forvirring knyttet til begrepet.
Vi som kjenner rollen, fra forskjellige bransjer og både private og offentlige kunder, vet meget godt hva den innebærer og hvilken forskjell den kan utgjøre. Heldigvis blir vi ikke fornærmet over uvitenheten, men deler heller mer enn gjerne av våre erfaringer. Vi forstår at det i dag er lett å gå seg vill i jungelen av titler og roller. Vi vil derfor si noe mer konkret om hvilken verdi controllere faktisk skaper hos våre kunder.
En kvalifisert, detaljorientert, assisterende prosjektleder
Med vår erfaring fra større programmer og prosjekter får vi ofte høre setningen; «bare sett en controller på det». Man kan selvsagt velge å tolke dette i retning av et «ovenfra og ned»-tvunget pålegg om noe som skal utføres som ingen andre gidder å gjøre, og noen ganger er det nok også tilfelle. Men i de fleste tilfeller handler dette om noe helt annet. Når en controller er satt på saken, tyder det på at oppgaven har behov for analyse, vurdering, avdekking av uregelmessigheter, feil eller mangler, samt fremming av forslag til løsning og videre oppfølging. Saken har da gjerne også behov for å gjennomgå en kvalifisert kvalitetskontroll, ja, det blir nærmest som å sette en assisterende-prosjektleder på saken.
«Kan du skrive referat?»
Trifid tror mange organisasjoner i dag undervurderer kapasiteten, tyngden, eller ekspertisen om du vil, som en controller besitter. La oss ta et eksempel; de utallige møtereferater som føres i ulike fora på tvers av prosjektet gjør at nettopp controlleren gjerne sitter på et totalbilde av hva som rører seg i prosjektet eller organisasjonen. Dette helt ned til den minste «politiske» eller tekniske detalj. Controlleren kan dermed trekke opp de store linjene, samle de løse trådene, vite hvem som snakker godt med hvem, være observant på fallgruver og suksessfaktorer og samtidig inneha tilgangen på de mest «nitty-gritty» detaljene.
Trifids «spesialistcontrollere»
Våre controllere har ulike ekspertiseområder. Spisskompetansen beror gjerne på hvilken utdanning som ligger i bunn, eller hvilke faglige interesser den enkelte har. Trifid har controllere som er spesialister innen økonomisystemer, budsjettering, prognoser, regnskapsprinsipper, bokføring, you name it. Samtidig har vi mer teknisk rettede controllere med bakgrunn eller interesse fra koding, utvikling, testing, cloud etc. Og noen av våre controllere har rendyrket program/prosjektkontorfunksjonen (PMO), og som står klare til å enten etablere, drifte eller overføre dette til forvaltning. Felles for dem alle er at de går under paraplyen «prosjektcontroller».
Utdanning?
Ja, våre controllere har alle en mastergrad. De er ofte siviløkonomer eller sivilingeniører.
Sertifiseringer?
Jepp, drøssevis (PRINCE2, ITIL, PROSCI, Lean etc.), men det gjør ikke controlleren mindre kritisk, analytisk eller spørrende. Våre controllere tenker selv, skalerer og plukker metodikk og verktøy etter avtale med kunde og der den er relevant.
Eksempler på oppgaver Trifids prosjektcontrollere utfører:
- Tar temperaturen på prosjektet og organisasjonen – analyserer tilstanden til prosjektorganisasjonen, og avdekker hva som må til for å heve det til et tilfredstillende nivå
- Etablerer, drifter og vedlikeholder en eller flere plattformer som samstemmer med kundens krav til nivå av formalisme og dokumentasjon (ref. Sharepoint/Teams, Confluence, Jira, interne systemer for samhandling etc.)
- Sørger for at «maskineriet» (prosjektet eller programmet) går så velsmurt som mulig ved å tilrettelegge for smidig og smart samhandling og rapportering
- Oppretter prosesser og rutiner for alt fra sakshåndtering til rapportering i tråd med gjeldende styringsmodell
- Har direkte oppfølgingsansvar for en rekke aspekter av et prosjekt (leverandørstyring, kontraktsoppfølging, change order management, økonomi og fakturering, kontraktsforvaltning/ressursforvaltning, GDPR, offentlige anskaffelser, med mer.)
- Arbeider vertikalt og horisontalt gjennom alle lag av organisasjonen (fra styringsgrupper til arbeidsgrupper)
- Stiller krav til eget arbeid og arbeid utført av øvrige ledere i organisasjonen (ref. kvalitetssikring av underlag, modeller, dokumentasjon etc.)
- Fungerer som en aktiv sparringspartner og koordinator for ledere av prosjekt og organisasjon
- Driver selvstendig aksjoner, oppgaver og saker fremover
- Tilrettelegger for opplæringsløp, kommunikasjonsstrategi, og koordinering på tvers av divisjoner og avdelinger, organiserer og gjennomfører stormøter/allmøter etc.
- Bringer kunnskap om beste praksis til bordet og har som oppgave å stille kritiske spørsmål
En prosjektcontroller er derfor ikke «bare» en prosjektcontroller, men fyller en vital rolle i prosjekter og programmer.
Dersom rollen er interessant for din organisasjon (og kanskje fremdeles er uklar), ta kontakt så utdyper vi gjerne i detalj!
